Sharepoint Designer 2010 Unleashed

Kathy Hughes is a Microsoft MVP for SharePoint Server with a Masters Degree in interaction design from the University of Technology in Sydney, Australia. Hughes trains and consults on SharePoint, focusing on design, usability, and customization. She contributed to multiple SharePoint Server 2007 books, and authored a comprehensive five-day SharePoint Server 2007 Designer course used by Mindsharp and its partners worldwide. She speaks regularly at Microsoft events including TechEd Australia and Office DevCon Australia.

Introduction 1

Part I Welcome to SharePoint Server 2010!

1 SharePoint 2010 Overview 15

    Versions Discussed in This Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

        How to Tell Which Version You Are Running. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

    Why Use SharePoint 2010?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

        Document Management and Storage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

        Content Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

        Integration with Existing Systems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

        Enterprise Search. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

        Business Intelligence (BI) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

        Extensibility . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

        The Face of the Company . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

    Key 2010 Functional Areas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

        Comparison to SharePoint Server 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

        Sites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

        Communities. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

        Content. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30

        Search . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

        Insights (Business Intelligence) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39

        Composites (Extending SharePoint). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44

    Administrative Improvements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49

        Central Administration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50

        Windows PowerShell Commands for SharePoint. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50

        Developer Dashboard. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51

    Upgrade Enhancements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51

        Visual Upgrade Feature. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52

    Summary. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52

2 SharePoint Server 2010 Architectural Overview 53

    Terminology and Fundamental Architecture . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54

        Flow of SharePoint Information: Inheritance Model . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57

    SharePoint Farms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57

        SharePoint Databases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58

        SharePoint Farm Extensibility. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58

    Web Applications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59

        Security and Identity (Authentication) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61

        Extending Web Applications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61

        Managed Paths . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62

        Service Applications: Sharing SharePoint Resources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62

    Site Collections and Subsites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63

        Organization of Subsites within a Single Site Collection . . . . . . . . . . . . .  . . . . . 65

        Site Templates When Provisioning Site Collections . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66

        Vanity URLs: Host Headers for Site Collections. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66

        URL Considerations When Moving to a New Site or Upgrading . . . . . . . 67

        Other Considerations with Site Collections. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67

        Site Collections and Tenant Administration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68

    Platform Architecture. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69

        Pages and User Interface . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69

        Server APIs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70

        Connected Client APIs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

        Application Model (Sites). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72

        Application Lifecycle Management. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78

    System and Other Requirements. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84

        Operating System Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84

        Software Prerequisites. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85

        Design and Developer Tools . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86

        Supported Browsers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87

    Summary. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88

3 Introduction to the SharePoint 2010 Fluid Interface 89

    Key Components . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89

    SharePoint 2010 Ribbon. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92

        Known Issues. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93

        Anatomy of the Ribbon. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93

        The Contextual Ribbon in Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94

        Customizing the Ribbon. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96

        Positioning the Ribbon on a Page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98

        Ribbon Behavior in Anonymous Sites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99

        Where the Ribbon Is Not included . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100

        What the Ribbon Is Not: Navigation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100

    Dialog Framework . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100

    Status Bar and Notification Area . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101

    Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102

4 Design Administrative Tasks: Site Settings, Permissions, and Creating Sites 103

    Site Settings. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103

        The Difference Between Site and Site Collection Administration. . . . . . . . . . 104

        Walkthrough Key Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105

    Configuring Anonymous Access. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113

        Setting Anonymous Access on the Web Application . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113

        Setting Anonymous Access on the Site Collection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114

        Setting Anonymous Access at List or Library Level . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115

        Setting Item-Level List Permissions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118

        Other Tips and Tricks When Working with Anonymous Sites. . . . . . . 120

        Locking down Form Pages in an Internet Site . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120

    Creating a SharePoint 2010 Site Collection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123

        Site Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123

        Create a New Site Collection from Central Administration . . . . . . . . . . 124

        Creating Subsites (Webs) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125

    Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127

5 In-Browser Customization: Navigation, Content Pages, and Content 129

    How Navigation Works. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129

        Navigational Options in SharePoint 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130

        How Site Navigation Settings Work. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132

        Tree View Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135

        Navigation Settings Page: SharePoint Server 2010. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137

        Navigation Tab Naming: Home Tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146

        Site Collection Navigation Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146

        Cross-Site Collection Navigation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147

        Portal Site Connections and Navigation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147

    Working with Content Pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149

        Type of Pages in SharePoint 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150

        Pages and Feature Dependencies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151

        Key Features Relating to Content Pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151

        Saving Pages: Avoiding Loss When Navigating away from Pages. . .  . . . 155

        Save Conflicts: Avoid Clobbering Other User’s Edits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155

        How to Create New Pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156

        Editing Pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159

        Rich Text Editing Experience . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159

        Pasting Content into Pages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163

        XHTML Compliance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164

        Page Commands Common to Wiki and Publishing Pages . . . . . . . . . . . . 166

        Setting the Site’s Home Page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168

        Determining What Page to Use . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169

        Pages and URL Structure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171

        Working with Wiki Pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171

        Working with Web Part and Form Pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172

        Working with Publishing Pages (Page Layouts). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175

    Lists, Libraries, and Images. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185

        Lists and Library Templates in SharePoint 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185

        Using Forms on Anonymous Sites: Create a Contact Form. . . . . . . . . . . 190

        Adding Images to Sites. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193

    Moving and Copying Content. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198

    Working with the Ratings Control. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198

        How to Enable Ratings: Timer Jobs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199

        Adding Ratings to Lists (and Libraries). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200

        Ratings and Content Pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202

        Ratings in Search Results. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203

    Accessibility in the User Interface. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203

    Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205

6 In-Browser Customization: Branding with Web Parts, Themes, and Master Pages 207

    Working with Web Parts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207

        Where Are Web Parts Stored . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209

        Adding Web Parts to Pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210

        Modifying Web Part Properties and Configuration. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212

        Web Part Page Maintenance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 218

        Personal and Shared Views in 2010: Personalization . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 219

        Add a Note Board Web Part to a Page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 220

        Style a Page with the Content Editor Web Part (CEWP) . . . . . . . . . . . . . . . 221

        Adding Code or JavaScript to the CEWP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 228

        Problems with Pages After Adding Code to a CEWP. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 228

        Working with the HTML Form Web Part. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229

        Working with the Media Web Part. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 230

        Silverlight Web Part . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 238

        Working with the Content Query Web Part (CQWP) . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241

        Web Parts and Anonymous Sites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243

        Connecting Web Parts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244

    Changing a Site’s Look and Feel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 247

        Storage Locations for SharePoint Branding Components . . . . . . . . . . . . . 247

        Change the Site Title, Logo, and URL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 248

        Change a Site’s Theme. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 250

        Introduction to Master Pages and CSS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 252

        Out-of-the-box Master Pages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 253

        Changing a Site’s Master Page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255

        Site and System Master Pages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 257

        Alternate CSS URL: Overriding a Site’s CSS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 259

        Master Pages and Content Pages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 260

    Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 263

Part II Enhancing Sites with SharePoint Designer 2010

7 Web Interface Design with SharePoint Designer 2010 265

    Introduction to SharePoint Designer. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 265

        Who Is SharePoint Designer For?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 266

        Limitations of SharePoint Designer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 267

        Changes from SharePoint Designer 2007 to SharePoint Designer 2010. . .267

        Compatibility and Product Versions. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 270

        SharePoint Designer 2010 System Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 271

        SharePoint Designer Security and Permission Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . 272

        Evolution of Web Design Tools . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 282

    Moving on from In-Browser Customization . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 282

    Opening SharePoint Sites in SharePoint Designer. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 285

        Launch SharePoint Designer Directly from the Client . . . . . . . . . . . . . . . . . 285

        Launch SharePoint Designer from a SharePoint 2010 Site . . . . . . . . . . . . 287

        Note on Opening Publishing Sites and Pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 290

        Opening Anonymous SharePoint Sites in SharePoint Designer . . . . . .. . 291

        Opening SharePoint Sites Set to Basic Authentication . . . . . . . . . . . . . . . . . 292

    Exploring the SharePoint Designer Interface . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 293

        Anatomy of the SharePoint Designer User Interface. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 293

        Flexible Navigation Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 299

    Accessing Content via the Navigation Pane . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 302

        Home . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 303

        Lists and Libraries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 305

        Workflows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 307

        Site Pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 309

        Site Assets. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 310

        Content Types. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 312

        Site Columns . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 313

        External Content Types . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 314

        Data Sources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 315

        Master Pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 316

        Page Layouts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 318

        Site Groups. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 318

        Subsites. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 320

        All Files. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 320

    Administering Sites in SharePoint Designer. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 321

        Administer Sites via the Settings Page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 321

        Administering Sites via the Ribbon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 328

    More SharePoint Designer Configuration Options. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 330

        Modifying the Recent Sites List in the SharePoint Designer Backstage. . . . . . . 331

        General Options for Working with SharePoint Designer . . . . . . . . . . . . . . 332

    Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 332

8 Creating Sites with Site Templates 333

    Creating New Sites. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 334

        Site Template Fundamentals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 334

        Creating New Sites via the Web Interface . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 335

        Site Template Terminology . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 336

    SharePoint 2010 Site Templates. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 337

Physical Location of Default Site Templates (Site Definitions) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 338

        Publishing and Non-publishing Site Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 343

        Deprecated Site Templates in SharePoint 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 347

        Site Templates New to SharePoint 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 347

        Enhanced Site Templates: Document Center Site Template . . . . . . . . . . 348

        Hiding Subsite Templates in Publishing Site Collections . . . . . . . . . . . . . . 349

        Deprecated Site Directory in SharePoint Server 2010. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 352

        Site Templates Not Editable in SharePoint Designer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 353

    Creating New Sites in SharePoint Designer 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 354

        Creating Sites from SharePoint Designer Backstage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 355

        Creating New Sites from the Settings Page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 358

        Post-site Creation Design Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 358

        Deleting Sites in SharePoint Designer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 361

    Creating New Site Templates: WSP Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 362

        Looking Inside a WSP File: Finding the Template ID . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 362

        Site Templates and SharePoint Server 2010 Publishing Sites . . . . . . . . . 363

        Create a New Site Template in SharePoint Designer 2010. . . . . . . . . . . . . 364

        Making Site Templates Available to all Site Collections. . . . . . . . . . . . . . . . 370

        Including Site Content When Saving Sites as Templates . . . . . . . . . . . . . . 375

        SharePoint Designer Customizations and Site Templates. . . . . . . . . . . . . . 376

        Deleting and Deactivating Site Templates on Site Collections. . . . . . . . . . 377

    Importing Sites into Visual Studio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 378

    Upgrading Site Templates. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 380

        What About the FAB40 Templates from Microsoft?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 381

        What’s in an Application Template?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 381

        Installing a FAB40 Application Template in SharePoint 2010. . . . . . . . 382

    Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 388

9 Working with Content Types and Columns in SharePoint Designer 389

    Working with Content Types. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 389

        Accessing Content Types in SharePoint Designer. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 390

        Settings You Must Address via the Web Interface. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 393

        Behind the Scenes: The _CTS Folder. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 393

        Creating New Site Content Types . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 394

    Managing Site Columns . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 405

        Accessing Site Columns in SharePoint Designer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 405

        Creating New Site Columns. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 407

    Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 409

10 Creating and Configuring Lists and Libraries 411

    Working with Lists and Libraries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 412

        List Configuration Options Not Available in SharePoint Designer . . . .. 413

        Accessing Existing Lists and Libraries in SharePoint Designer . . . . .. . 414

        Anatomy of List Settings Page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 415

    Creating a New List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 417

        Modifying Column Properties. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 419

        Creating New External Lists. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 425

    Adding Content Types to Lists and Libraries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 428

        Creating a New Wiki Page Library with Multiple Content Types. . . . 428

    Managing Lists and Libraries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 431

        Changing the URL of a List or Library. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 431

        List and Library Portability . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 432

        Hiding Lists or Libraries from the Browser. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 434

        Accessing Documents in Document Libraries in SharePoint Designer . . .. . . 436

    Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 439

Part III Styling and Designing SharePoint 2010 Sites

11 Understanding SharePoint Designer Editing Features 441

    Page Editor Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 441

        Discussion on DOCTYPE and SharePoint 2010 Pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . 443

    The Editing Workspace. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 445

        Page Views . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 445

        Editing Options in Code View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 449

        Task Panes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 451

        Visual (Editing) Aids. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 452

        Ruler and Grid . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 455

    Page Compatibility, Compliance, and Accessibility. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 456

        Compatibility and Accessibility in SharePoint Designer. . . . . . . . . . . . . . . 457

        Accessing SharePoint Designer Editing Features Using a Keyboard . . . . . 464

    General Page Editing Tools. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 464

        Editing Fonts: Design Consideration for Style and Consistency . . . . . . .. . . 465

        Working with Fonts via the Ribbon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 466

        Paragraph Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 467

        Previewing Pages in the Browser. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 467

        Setting the Page Size for SharePoint Designer Workspace . . . . . . . . . . . . . 470

        Using Find and Replace . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 470

        Using the Select Command . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 471

        Using the Skewer Click: Discovering HTML Tags and Elements . . . . .. . 472

        Using the Quick Tag Editor. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 474

        Inserting Hyperlinks, ScreenTips and Bookmarks. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 474

    Checking out Pages for Editing: Avoiding Edit Collision. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 475

        Undo a Checked Out File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 479

        Checked-out Files and SharePoint Designer Caching Issue . . . . . . . . . . . 480

        Checking the Edit Status Between Browser and SharePoint Designer Editing . . .. 480

    Editing Modes: Normal and Advanced Modes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 482

        Working in Normal Mode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 482

        Working in Advanced Mode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 483

        Advanced (Editing) Mode: Customized and Uncustomized Pages. .. . . 485

        Non-editable Page Regions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 493

        Understanding Master Page Placeholder Inheritance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 493

    Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 497

12 Working with Content Pages in SharePoint Designer 499

    The Fundamentals of SharePoint Page Architecture . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 500

    Creating New Content Pages with SharePoint Designer. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 503

        Where to Create Content Pages in SharePoint Designer. . . . . . . . . . . . . . . 504

        Content Page Storage Location . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 505

        Which Content Page Type: HTML, ASPX or Web Part Page? . . . . . . . . . 506

        What About Creating and Customizing Wiki Pages? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 512

    Creating Web Part Pages from Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 512

        Create a New Web Part Page from the Ribbon. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 513

        Creating a New Web Part Page from Backstage. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 514

    Creating ASPX Pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 515

        New ASPX Page from Master. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 518

    Working with the Page Settings Page to Manage Page Properties and Versioning. .. . . . 520

        File Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 521

        Customization . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 521

        Page Permissions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 521

        Page Version History and Restoring Pages from Versions . . . . . . . . . . . . . 523

    Deleting and Restoring Content Pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 525

        Deleting a Team Site’s Home Page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 527

    Moving and Copying Content Pages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 529

        Moving and Copying within the Same Site . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 529

        Moving and Copying Between Different Sites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 530

    Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 531

13 Building New Content Pages and Configuring Web Parts and Web Part Zones 533

    Working with Web Part Pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 533

        Web Part Page Architecture. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 534

        Web Part Page Layout. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 536

        Editing Web Part Zones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 538

        Adding New Web Part Zones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 541

        Adding Web Parts to Web Part Pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 543

        Changing the Master Page Association on a Single Web Part Page. . . . . 547

    Editing and Designing ASPX Pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 552

        Attaching a Master Page to an Existing ASPX Page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 552

        Master Page Tokens . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 554

        Detaching a Master Page from an ASPX Page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 555

        Adding Web Part Zones to ASPX Pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 558

        Adding Web Parts to ASPX Pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 559

        Document IDs and [if gte mso 9] Tags in New ASPX Pages. . . . . . . . . . . 560

    Tables versus CSS/DIV Layout . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 562

        Adding and Styling Tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 563

        Working with DIV Layouts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 566

        Creating a Layout from a Predefined Layout. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 569

        Create a New SharePoint Page with DIV/CSS-based Layout . . . . . . . . . . 570

    Consuming New Page Templates in the Web Interface . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 577

    Adding Ratings to ASPX and Web Part Pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 582

    Changing and Editing a Site’s Home Page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 585

        Locating the Site’s Home Page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 586

        Setting a New Home Page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 586

        Accessing a Team Site’s Default.aspx page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 587

        Redirecting the Site’s Home (or Other) Page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 588

    Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 591

14 Extending Content Pages with Media and Dialogs 593

    Adding Pictures to Pages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 593

        Selecting Pictures. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 593

        Formatting Pictures. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 597

        Inserting Images in Wiki Pages in SharePoint Designer. . . . . . . . . . . . . . . . 615

    Adding Background Images to Content Pages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 618

    Adding Behaviors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 621

        Modifying Behaviors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 627

    Adding Custom Buttons to Pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 628

        Methodology . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 628

        Spicing up Buttons. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 634

    Working with Media . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 635

        Adding Flash to Pages in SharePoint Designer. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 636

        Create a Media Player Test Page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 638

    Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 640

15 Creating New Publishing Page Layouts 641

    Terminology and Page Layouts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 642

    Advantages of Page Layouts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 642

        Key Changes in Page Layouts Since SharePoint Server 2007 . . . . . . . . . 643

    Page Layout Modeling in SharePoint Server 2010. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 644

        Page Layout Architecture . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 644

        Page Layout Composition: Content Types and Columns . . . . . . . . . . . . . 645

        Page Layout Composition: CSS, Layout, and Preview Images. . . . . . . . 653

        Page Layouts: XML Changes to Page Editing Tools . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 655

        Page Layouts in SharePoint Server 2010: Hidden Pages. . . . . . . . . . . . . . . . 656

        Physical Location of Page Layouts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 657

        How Page Layouts are Deployed to Site Collections . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 659

    Page Layouts in SharePoint Designer 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 661

        What If You Cannot See the Page Layouts Object? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 662

        Page Layouts Object in Subsites. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 662

        Publishing Field Controls versus Web Parts on Page Layouts . . . . . . . . 663

        Accessing Field Controls in SharePoint Designer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 664

        Page Layout UIVersioned Content . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 666

        Styling Page Layouts with DIVs or Tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 666

    Creating New Page Layouts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 667

        Create a New Page Layout Based on an Existing Content Type. . . . . .. . 667

        Test the New Page Layout. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 670

        Modify a Property of an Existing Field Control . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 672

        Edit the Page in the Browser: Duplicate Field Controls . . . . . . . . . . . . . . . . 673

    Creating a New Page Layout Content Type . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 674

        Style the New Page Layout with DIVs and CSS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 676

        Add Field Controls to a Newly Styled Page Layout. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 679

    Creating New Publishing Columns . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 681

        Adding New Columns to the Company Events Page Layout. . . . . . . . . 682

    Configuring the Rich HTML (Page Content) Field . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 683

        Pasting Content Directly from Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 686

        Styling Options for a Rich HTML Field . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 687

    Adding Web Part Zones to Page Layouts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 688

    Setting Visibility of Content on Page Layouts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 689

    How Page Layouts Work with Master Pages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 692

        Overriding Master Page Content Placeholders in Page Layouts . . . . . 693

        Common Issues When Working with Content Placeholders. . . . . . . . . 698

    Working with Publishing Pages in SharePoint Designer. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 699

        Editing Publishing Pages in SharePoint Designer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 700

        Detach a Publishing Page from Its Page Layout . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 700

        Changing a Detached Publishing Page’s Master Page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 703

        Reattaching a Publishing Page to Its Page Layout . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 704

    Additional Page Layout Design Considerations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 706

        Page Layouts: Customized and Uncustomized States. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 706

        Adding Script and CSS to Page Layouts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 707

        Adding a Printer Friendly Button to a Page Layout . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 708

        Add a Background Image to a Page Layout . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 709

        Deleting Page Layouts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 711

        Deleting Page Layout Content Types. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 711

        Hiding Page Layouts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 712

        Renaming Page Layouts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 712

    Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 714

16 Working with and Creating New SharePoint Cascading Style Sheets (CSS) 715

    CSS Fundamentals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 716

        What Does CSS Do? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 716

        CSS Format. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 717

        What About CSS3?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 718

    SharePoint 2010 CSS Landscape . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 720

        The Relevance of CSS in SharePoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 720

        Styling with CSS Alone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 721

        CSS Classes in SharePoint 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 723

        CSS Sprites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 725

        Themable CSS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 727

        Dialogs and CSS in SharePoint 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 728

    Default SharePoint CSS Files and Locations. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 728

        Main CSS Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 729

        Storage of CSS Files in Site Collections . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 731

        Customizing CSS Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 733

    How SharePoint References CSS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 734

        Referencing CSS Files in SharePoint Master Pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 735

    CSS File Rendering Order . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 740

        The !Important Property is your Friend!. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 741

    CSS Inheritance in Site Collections. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 742

    Working with CSS in SharePoint Designer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 743

        Managing and Creating Styles. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 745

        Leveraging Other SharePoint Designer CSS Tools. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 756

        Working with Colors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 763

    Using Browser Tools to Discover CSS Styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 765

        Changing a Site’s CSS in Real-time. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 767

    Overriding Existing SharePoint Styles. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 769

        Modifying Ribbon and Navigation Styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 769

        Removing All Site Content and Recycle Bin Links . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 775

        Customizing Rich Text Editor Styles. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 776

        Rich Text Editor Styles on Publishing Pages: PrefixStyleSheet . . . . .. . . 782

        Font Sizing: Relative versus Absolute. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 783

    Styling XSLT List View Web Parts (XLVs) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 785

        Hiding the Web Part Title Checkbox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 785

        Rounded Corners in XLVs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 786

    Configuring Print CSS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 787

        Creating a Print CSS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 788

    Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 791

17 Creating New SharePoint 2010 Master Pages 793

    Master Pages in SharePoint 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 794

        Search Center and MySite Master Pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 795

        Basic Master Page Architecture in SharePoint 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 796

        New in SharePoint 2010 Master Pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 797

        Unchanged Since SharePoint 2007. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 798

        Deploying Master Pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 799

        Master Page Inheritance in Site Collections . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 802

        Important Considerations When Working with Master Pages . . . . . . . . 803

        Troubleshooting Master Pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 805

        Keeping Up with the Browsers! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 806

    Working with Master Pages in SharePoint Designer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 811

        Working with Existing Master Pages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 811

        Changing a Site’s Master Page in SharePoint Designer . . . . . . . . . . . . . . . . . 813

        Switching a Site to the SharePoint 2007 Look and Feel. . . . . . . . . . . . . . . . 814

        Customizing Master Pages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 816

    Creating New Master Pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 818

        Creating a New Master Page Based on the v4.master Page. . . . . . . . . . . . 819

        Managing the Master Page Lifecycle. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 821

        Creating a New Master Page from a Starter Master Template . . . . . . . . 827

        Creating Fixed-Width Master Pages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 828

        Storing and Referencing Master Page Assets. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 830

    SharePoint 2010 Master Page Components . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 832

        Master Page HTML. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 833

        SharePoint Controls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 834

        Content Placeholders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 836

        Using Master Page Tokens . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 844

    Changing the Appearance of Master Pages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 848

        Changing the Order of the Banner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 848

        Maintaining Site Title and Top Menu When Changing the Ribbon Tab. . . . .. . . . . . 851

        Moving the Search Box. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 852

        Adding a Footer. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 855

        Remove Social Tags in a Master Page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 860

        Hyperlinking the Site Logo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 861

        Adding a Print Command to a Master Page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 862

    Controlling Visibility of Content . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 863

        Hiding the Site Actions Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 863

        Hiding View All Site Content Link in Site Actions Menu . . . . . . . . . . . . . 864

        Removing the Left-hand Menu from Master Pages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 865

        Hiding the List Item Menu (LIM) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 867

        Hiding the Recycle Bin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 867

    Managing Dialogs in Custom Master Pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 868

        Invoking Dialogs in Master Pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 869

    Working with the Ribbon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 872

        Fixing the Ribbon’s Position: Scroll or No Scroll. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 872

        Hiding the Ribbon on Internet Sites. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 876

        Managing JavaScript in SharePoint Master Pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 881

        Relocating Hidden Ribbon Elements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 883

    Working with SharePoint Navigation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 887

        Site Map Providers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 888

        Working with the Top-level Navigation in v4.master . . . . . . . . . . . . . . . . . . 891

        Using the CombinedNavSiteMapProvider Site Map Provider . . . . . . . . 895

        Using the CombinedNavSiteMapProvider on Publishing Site Collections . . .. . 896

        Creating Multi-tier Navigation with the CombinedNavSiteMapProvider . . . .. 899

        Encoded Characters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 901

        Changing the Quick Launch Menu. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 902

        Modifying Navigation in SharePoint Foundation 2010. . . . . . . . . . . . . . . . 910

        Managing Cross-Site Navigation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 911

    Porting Existing Master Pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 915

        Porting an ASP.NET Website Master Page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 915

    Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 921

18 SharePoint Themes and Themable CSS: The Icing on the Cake 923

    Why Use Themes? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 923

    How Themes Work . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 924

        Themes in SharePoint 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 925

    SharePoint 2010 Themes Overview. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 926

        The Anatomy of SharePoint 2010 Themes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 926

        Location of Theme (THMX) Files. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 930

        Location of Themable CSS Files: WFE. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 933

        Themable Folders in Site Collection Style Library . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 934

        Applying a SharePoint 2010 Theme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 938

        Theme Options Based on Product. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 941

        Customizing Themes in SharePoint Server 2010. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 942

        What Gets Themed in SharePoint 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 952

        SharePoint Foundation 2010 Themes in Anonymous Sites . . . . . . . . . . . 954

    Creating New SharePoint 2010 Themes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 954

        Office Themes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 954

        Anatomy of an Office Theme. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 959

    How Themes Work with SharePoint Master Pages and Themable CSS . . . . 970

        Overriding Themable Style Sheets in a Master Page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 972

        Adding New Themable CSS Styles. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 981

        Themes and MySites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 986

    Managing and Planning Themes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 987

        Deployment Considerations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 987

        Reusing Themes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 988

        Working with Themes Programmatically . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 988

    Themable CSS Attribute Reference. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 989

        ReplaceColor. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 989

        ReplaceFont . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 991

        RecolorImage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 992

    Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 994

Part IV Data Manipulation and Business Processes

19 Configuring Data Sources (Non-BCS) 995

    Introducing Data Sources. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 996

        Authenticating and Troubleshooting Data Sources. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 997

        Common Problems Encountered when Accessing Data Sources . . . . 998

    Available Data Sources. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 998

        Data Retrieval Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 999

    Working with Data Sources. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1001

        Accessing Site Data Sources. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1003

        Changes Between Data Sources in SharePoint Designer 2007 and 2010 . . . . .. . . 1006

        How to Attach a List from Another Site in SharePoint Designer 2010. . . . . . . 1007

    Creating a Database Connection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1013

        Configuring a Database Connection. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1014

    Creating a Linked Data Source . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1025

        Creating a Joined Linked Data Source with Database Connections . . . . 1026

    Creating a SOAP (XML) Service Connection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1032

        XML Web Services Overview. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1032

        SharePoint Web Services. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1034

        Using SOAP to Connect to Another Site. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1036

    Creating a REST Service Connection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1040

        Accessing Data Using REST . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1040

        Adding a REST Web Service Connection Using REST . . . . . . . . . . . . . . . . . 1044

        Configuring an RSS Feed Connection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1050

    Editing and Modifying Data Sources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1052

        The fpdatasources Folder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1052

        Renaming Data Sources. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1053

        Copying Data Sources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1054

    Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1054

20 External Content Types and External Lists (BCS) 1055

    Business Connectivity Services (BCS) Overview. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1056

    Introducing External Content Types (ECTs) and External Lists. . . . . . . . . . . . 1056

        External Lists Are Different . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1058

    BCS Functional Differences. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1059

    Business Processes and Data Validation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1060

    BCS Service Application . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1061

        Permissions and Security . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1061

    Secure Store Service Application . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1064

        Creating a New Secure Store Target Application. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1064

    Configuring BCS Data Sources: SharePoint Designer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1066

        SQL Databases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1066

        WCF Web Services. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1067

        .Net Assemblies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1067

    Connecting to a SQL Data Source . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1067

        Operations. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1067

        Connection Properties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1070

        Filtering Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1074

    Associations in External Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1076

        Customizing Your List Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1078

    Office Integration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1079

        Office Item Types. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1079

        Taking External Lists Offline . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1079

        Creating an Office Item External List. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1080

        SharePoint Workspace Client for SharePoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1082

    Profile Pages and Search. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1084

        Creating Profile Pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1086

    Exporting External Content Types . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1088

    Troubleshooting External Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1089

        Authentication Problems. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1090

        List Throttling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1090

    Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1091

21 Manipulating Data with ASP.NET Data Controls 1093

    ASP.NET Controls in SharePoint Designer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1094

    Configuring the Toolbox SqlDataSource Control . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1095

        Configuring an Oracle Connection with SqlDataSource . . . . . . . . . . . . . 1102

    Inserting an Existing Data Source Control. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1102

    Configuring the GridView Control . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1104

    Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1109

22 Overview of XSLT List View and Data View Web Parts in SharePoint 2010 1111

    Demystifying View Terminology: List View, Data Form, XLV, and More . . . . .. . . . . . 1112

    What Are SharePoint Views?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1113

        Basic View Architecture . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1114

        Types of SharePoint Views . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1114

        Managing SharePoint Views. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1116

        Working with Views in Site Collections . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1117

        New with Views in SharePoint 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1120

        List View Page Model. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1122

        SharePoint View Anatomy: Things You Should Know. . . . . . . . . . . . . . . . 1122

    XSLT Defined. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1126

    The Role of XSLT in SharePoint 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1127

        Site Collection XSLT Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1127

        Web Front-end XSLT Files. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1128

    Working with Views in SharePoint Designer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1129

        A History of List Views in SharePoint Designer 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . 1130

        Back to the Future: XLVs in SharePoint Designer 2010 . . . . . . . . . . . . . . 1131

        Editing Options for XLVs in SharePoint Designer 2010 . . . . . . . . . . . . . . 1132

        XLVs and Ribbon Interaction in the Web Interface . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1135

        XLVs Behind the Scenes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1136

        The LVWP Still Exists in SharePoint 2010! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1138

        LVWPs and Ribbon Interaction in the Web Interface. . . . . . . . . . . . . . . . . 1139

        LVWPs Behind the Scenes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1140

        DFWPs in SharePoint Designer 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1142

        Editing Options for DFWPs in SharePoint Designer 2010 . . . . . . . . . . . 1142

        DFWPs in the Web Interface and Ribbon Interaction. . . . . . . . . . . . . . . . . 1147

        DFWPs Behind the Scenes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1148

        View Types That Do Not Display in SharePoint Designer . . . . . . . . . . . 1150

    Data Source Task Pane and Data Types . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1151

        Data Types and DFWPs: Formatting the Date Field . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1152

        Data Types and XLVs: Formatting the Date Field . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1153

    Which View Should I Use? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1156

        Scenarios for Using the DVWP (DFWP). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1157

        Scenarios for Using the XLV. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1158

    Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1159

23 Working with XSLT List View Web Parts (XLVs) 1161

    Creating XLVs in SharePoint Designer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1162

        Creating an XLV from the Views Part and Views Ribbon. . . . . . . . . . . . 1162

        Creating New XLVs via All Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1166

        Hyperlinking the Document Icon in 2010 Library Views. . . . . . . . . . . . 1168

        Customizing XLV Pages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1168

    Adding XLVs to Other Pages and Sites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1168

        Exporting XLVs to Other Sites: Reusable XLVs. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1170

    Creating a New XLV from Access. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1171

        Creating a New HTML View in SharePoint Designer. . . . . . . . . . . . . . . . . . 1173

    Styling the XLV . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1175

        Tabular Views and Individual Item Checkboxes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1176

        Adding the List Items Menu and Linking to Items . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1177

        Modifying Columns . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1179

        Modifying Data Types. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1183

        Applying Conditional Formatting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1183

        Setting Filtering Criteria . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1188

        Pagination and Toolbar Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1189

        Inline Editing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1190

        Asynchronous Behavior with XLVs (AJAX) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1192

        Folder Scope. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1193

        Setting Data View Preview Templates. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1194

        Changing the View Style . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1195

    Customizing XSLT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1196

        XSLT Customization Options in SharePoint Designer . . . . . . . . . . . . . . . . 1197

        Why Customize a View. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1198

        Reverting XSLT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1200

    Creating Custom XSLT Styles for XLVs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1201

        Where Custom XSLT Styles Are Stored. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1202

        Creating a New XSLT View Style (File) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1202

        Adding the List View Style Content Type to the Style Library . . . . . . . . . 1204

        Modifying the XSLT File’s Properties in the Style Library . . . . . . . . . . . 1205

        Apply the New Style to an XLV . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1207

        Considerations When Creating Custom XSLT Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1209

        Applying Custom XSLT Files via the Web Interface . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1210

    XLVs and DFWPs Working Together. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1210

        Creating New, Edit, and Display Item Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1210

        Creating a New Item DFWP for the Training List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1211

        Creating a New Contact Form . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1215

        Creating Web Part Connections Between XLVs and DFWPs. . . . . . . . 1224

    Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1229

24 Working with the Data View and Data Form Web Parts 1231

    Creating DFWPs in SharePoint Designer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1232

        Adding the New Icon to DFWPs and Formatting Fields. . . . . . . . . . . . . . 1237

        Adding the DocIcon Image to DFWPs. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1241

        Applying Inline Editing to DFWPs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1242

        Adding Filtering and Sorting to a DFWP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1252

    Aggregating List Data with SPDataSource . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1253

        Hyperlinking Fields in Data View Rollups. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1259

        Styling the CrossList DFWP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1265

        Paging and Security Trimming . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1267

    Cross-site Collection List Lookup Using SOAP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1267

    Using the XLV and DFWP to Add Ratings to Blogs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1270

        Adding Ratings to the post.aspx Page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1272

        Adding Ratings to the Blog Home Page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1274

        Creating a Top Rating Posts DFWP. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1279

        Using a DFWP for the Blog Home Page Posts Summary . . . . . . . . . . . . . 1281

    Real World: Creating a Slider DFWP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1281

    Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1292

25 Configuring and Customizing List Forms 1293

    Working with List Forms in SharePoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1293

        InfoPath versus ASPX List Forms. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1294

        Why Custom List Forms? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1295

        Form Options in SharePoint Designer 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1295

        Getting Technical: Anatomy of List Form Pages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1300

        Looking Inside a List Form in SharePoint Designer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1301

        Editing List Forms via the Web Interface . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1304

        Best Practices for Customizing List Forms in SharePoint 2010. . . . .. 1307

        Changes Between Forms in SharePoint Designer 2007 and 2010 . . . . . . 1308

    Creating Custom (ASPX) List Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1309

        Accessing List Forms in SharePoint Designer. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1309

        Creating Custom Forms from the List Settings Page . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1312

        Forms and the Dialog Framework . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1314

        Setting a Form Type as Default Post Form Creation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1315

        Editing the New Form in SharePoint Designer. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1316

        Changing the Form’s Type Post Form Creation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1317

        Creating Custom List Forms in Document Libraries . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1319

        Creating Custom Forms by Inserting a Custom List Form Control . . .. . . 1319

        Working with Form Fields and Custom Forms. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1324

    Field Limit on Custom Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1329

        Adding Conditional Formatting to ASPX List Forms. . . . . . . . . . . . . . . . . . 1330

        Using Data View Form Controls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1336

    Styling Custom List Forms. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1340

        Styling Custom Buttons and Button Usability . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1340

        Theming List Forms. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1342

        Modifying List Form Column (field) Widths . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1344

    Cascading Drop-down Fields with jQuery . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1347

    Configuring Custom Forms for Multiple Content Types . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1350

        Why Use Different Forms for Different Content Types? . . . . . . . . . . . . . 1350

        Form Behavior with Multiple Content Types . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1351

        Process for Creating Separate Content Type (Custom) Forms . . . . . . 1352

        Ensuring Form Consistency with Multiple Content Types . . . . . . . . . . 1355

    Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1358

26 Customizing List Forms with InfoPath 2010 Forms 1359

    InfoPath 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1360

        InfoPath Designer 2010 Backstage. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1361

        The InfoPath 2010 Workspace. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1364

        Looking Inside an InfoPath File: XSN Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1374

    The Role of InfoPath in SharePoint 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1374

    Creating InfoPath List Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1377

        Managing InfoPath Form Settings in the Web Interface . . . . . . . . . . . . . 1378

        InfoPath List Forms in SharePoint Designer 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1379

        InfoPath and Custom ASPX List Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1382

        Methods for Creating InfoPath List Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1383

        Easily Publishing List Forms from InfoPath . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1385

        List and Content Types Supported for InfoPath List Forms . . . . . . . . . 1385

        Supported Field (Data) Types in InfoPath Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1387

        Working with the InfoPath Form Web Part. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1388

        Using Views with InfoPath List Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1389

        Appending Changes on Multiple Lines of Text Fields . . . . . . . . . . . . . . . . 1395

    Designing InfoPath List Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1395

        Adding and Deleting Fields. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1397

        Adding a New Data Connection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1403

        Displaying Fields with a Repeating Section and Table . . . . . . . . . . . . . . . . 1404

        Creating Rules to Manage Visibility of Content . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1406

    Creating Cascading Drop-downs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1408

    Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1413

27 Using Workflows and Creating Custom Workflows 1415

    Getting Started with SharePoint Workflows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1416

        Out-of-the-Box Workflows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1416

        Working with the Out-of-the-Box Workflows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1418

        Associating a Workflow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1418

        Workflow and Content Types. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1420

        Modifying Existing Workflows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1421

        Web Application Workflow Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1422

    Creating Workflows Using SharePoint Designer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1424

        Copy and Customize an Out-of-the-Box Workflow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1425

    Types of Workflow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1426

        List Workflow. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1427

        Reusable Workflows and Content Types. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1428

        Site Workflow. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1428

    Workflow Development Lifecycle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1428

    Creating Workflows in Visio 2010. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1430

        Exporting from Visio and Importing into SharePoint Designer . . .. . 1432

    SharePoint Designer Workflow Tools . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1434

        Workflow Steps. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1434

        Workflow Conditions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1434

        Workflow Actions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1438

        Publish Globally . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1439

        Start Options. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1439

        Utility Actions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1440

    Workflow Association and Initiation Forms. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1441

        Initiation Forms. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1441

    Creating Site Workflows. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1445

    Working with Task Actions in Workflows. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1448

        Creating and Customizing an Approval Workflow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1449

        Approval Task in Detail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1451

        Completion Conditions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1453

        Adding Actions to Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1454

    Creating Workflows with Impersonation Steps. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1456

    Integrating User Profile Information with Workflows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1458

    Workflow Management Lists. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1462

        Testing the Workflow Management List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1469

    Customizing Workflow Emails . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1471

    Workflow Integration with Office Clients . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1473

    Managing Workflows. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1476

        Exporting Workflows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1476

        Importing into Visual Studio. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1477

        Exporting to Visio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1478

        Workflow Status. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1479

        Visual Representation of Workflow Status. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1479

        Logging. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1480

        Security . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1480

    Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1481

28 Creating Custom List Actions: Adding Buttons to the Ribbon and List Item Menus 1483

    Custom List Actions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1484

        What Does a Custom Action Look Like in SharePoint 2010? . .. . . . 1485

        Pros and Cons of Using SharePoint Designer for Custom Actions . . . . . . 1486

    Creating and Configuring Custom List Actions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1487

        Creating Custom Actions When Creating Custom List Forms . . .. . . 1487

        Creating a Quick Step Custom Action in the Ribbon. . . . . . . . . . . . . . . . . 1488

        Creating Custom Actions in List Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1490

        Custom Action Locations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1490

        Setting the Type of Action . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1492

        Advanced Custom Action Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1494

        Considerations Around Adding Custom Actions to the Ribbon . . . 1499

    Creating a Custom Action to Print Lists. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1500

        Housekeeping: Enabling Server-side Scripts on ASPX Pages. . . . . . . . . 1501

        Creating the ASPX Page for the Print Command . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1501

        Adding the Print Command to the LIM . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1504

        Sharing Custom Action Resources Throughout Site Collections. . . 1506

    Associating Custom List Actions with Workflows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1506

        Deleting aWorkflow Currently Associated with a Custom Action . . 1511

    Moving and Exporting Custom Actions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1511

        Saving Lists with Custom Actions as List Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1511

        Saving a Site as a Template (WSP) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1511

    Extending Custom List Actions Using Features. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1512

        Custom List Actions: Behind the Scenes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1512

        Reusable Custom Actions: Solution Files and Visual Studio . . . . . . . . 1515

        Deploying a Custom Action to Other Locations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1517

        Deploying a Custom Action to All Announcements Lists . . . . . . . . . . . 1524

    Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1527

TOC, 9780672331053, 8/18/2011

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